راهنمای گام‌به‌گام ثبت شرکت در سامانه کاتب؛ از انتخاب نام تا دریافت شناسه ملی/با یک کلیک تمام مراحل ثبت شرکت در سامانه کاتب را ببینید و بخوانید

با بازطراحی سامانه جامع ثبت شرکت‌ها و ارائه خدمات آن در بستر سکوی یکپارچه ثبتی «کاتب» فرآیند ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری وارد مرحله تازه‌ای شده است. در این بازطراحی بخش‌های مختلف فرآیند ثبت با هدف تسهیل امور متقاضیان، کاهش بروکراسی، یکپارچه‌سازی خدمات و تسریع در رسیدگی به درخواست‌ها، بازطراحی و قابلیت‌های جدیدی به سامانه افزوده شده است.

با توجه به تغییرات ایجادشده در ساختار و نحوه کار با سامانه، آشنایی متقاضیان با بخش‌های مختلف و مراحل ثبت درخواست اهمیت ویژه‌ای دارد. ازاین‌رو در این گزارش روند ثبت شرکت در سامانه بازطراحی‌شده و در بستر «کاتب» را از نخستین مرحله تا طی مراحل نهایی، به‌صورت گام‌به‌گام بررسی می‌کنیم.

در همین راستا، حمید نظری، کارشناس اداره نظارت بر امور ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری استان‌ها در گفت‌وگو با میزان، نحوه استفاده از سامانه بازطراحی‌شده و مراحل ثبت شرکت را تشریح کرده است که در ادامه می‌خوانید.

حمید نظری، کارشناس اداره نظارت بر امور ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری استان‌ها با تشریح روند تحول ثبت شرکت‌ها اظهار کرد: فرآیند ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری از زمان تصویب قانون تجارت در سال ۱۳۱۱ در اداره ثبت شرکت‌ها انجام می‌شود. در آن زمان و با توجه به امکانات و فرآیند‌های موجود، ابزار و سامانه خاصی برای این کار وجود نداشت و تمامی مراحل به‌صورت دستی و کاغذی انجام می‌شد و متقاضی ثبت شرکت با تسلیم اظهارنامه ثبت شرکت به مرجع ثبت شرکت‌ها، درخواست خود را ارائه می‌کرد و مرجع ثبت شرکت پس از بررسی، نسبت به ارائه شماره ثبت به شخصیت حقوقی اقدام می‌کرد.

نظری ادامه داد: در سال ۱۳۴۷ لایحه اصلاحی برای قانون تجارت تصویب شد که به موجب آن فرآیند ثبت شرکت‌های سهامی از سایر شرکت‌ها تفکیک شد. همچنین در سال ۱۳۸۵  مرکز ثبت شرکت‌ها و مرکز مالکیت معنوی از یکدیگر جدا و وظایف هر یک تفکیک شد.

این کارشناس اداره نظارت بر امور ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری استان‌ها بیان کرد: تا سال ۱۳۹۲ فرآیند ثبت شرکت‌ها به‌صورت دستی و کاغذی انجام می‌شد اما از سال ۱۳۹۲ با راه‌اندازی سامانه جامع ثبت شرکت‌ها، فرآیند ثبت شرکت‌ها در بخش تأسیس شخصیت حقوقی به‌صورت الکترونیکی انجام شد با این حال، در آن مرحله همچنان بخشی از اسناد به‌صورت کاغذی برای اداره ثبت شرکت‌ها ارسال می‌شد. با هدف حذف اسناد کاغذی و انجام فرآیند‌ها به‌صورت تمام‌الکترونیک از سال ۱۴۰۴ سامانه «کاتب» با همکاری کانون سردفتران و دفتریاران، تیم پیمانکار و بخش فنی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور راه‌اندازی شد.

ارتقای امنیت فرآیند ثبت شرکت‌ها از طریق سامانه کاتب

نظری با اشاره به یکی از تفاوت‌های مهم سامانه جدید با سامانه قدیم گفت: راه‌اندازی کاتب دسترسی‌ها و نکات امنیتی جدید و مفیدی را برای عموم جامعه فراهم کرده است.در سامانه جامع ثبت شرکت‌ها به دلیل ساختار امنیتی سامانه قدیم، هر فردی که به یک شماره پیگیری دسترسی داشت،می‌توانست وارد سامانه شود و تغییرات مورد نظر خود را اعمال و درخواست را ارسال کند موضوعی که می‌توانست برخلاف خواسته سهامداران شرکت باشد.

این کارشناس اداره نظارت بر امور ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری استان‌ها ادامه داد: با راه‌اندازی سامانه کاتب این مشکل برطرف شده است به‌گونه‌ای که مدیرعامل شرکت صرفاً با درج کد ملی خود می‌تواند وارد کارتابل شرکت شده و درخواست مورد نظر خود را ارائه کند بنابراین امکان دسترسی افراد غیرمرتبط، سوءاستفاده‌گران و افراد سودجو به اطلاعات و فرآیند‌های شرکت تا حد زیادی از بین رفته است.

ورود به سامانه کاتب و دسترسی به خدمات ثبت شرکت‌ها

نظری افزود: متقاضیان می‌توانند با وارد کردن نشانی web.kateb.ir در مرورگر خود وارد سامانه کاتب شوند. هر شخص برای استفاده از خدمات سامانه ابتدا باید حساب کاربری ایجاد کند و سپس با حساب کاربری خود وارد سامانه شود.یکی از خدمات موجود در سامانه، بخش «ثبت شرکت‌ها» است که در این بخش گزینه‌های مختلفی از جمله «تعیین نام هوشمند»، «شرکت‌های من»، «کارتابل قبولی سمت» و «خدمات ثبت شرکت‌ها» در اختیار متقاضی قرار دارد.

وی گفت: متقاضی برای تأسیس یک شرکت باید وارد بخش «خدمات ثبت شرکت‌ها» شده و گزینه «ثبت درخواست تأسیس» را انتخاب کند. در این قسمت علاوه بر ثبت درخواست جدید، امکان مدیریت درخواست‌های قبلی، مشاهده گزارش‌ها و ثبت درخواست تغییرات شرکت‌هایی که متقاضی در آنها دارای سمت است نیز وجود دارد.در بخش «ثبت درخواست تأسیس»، انواع شرکت‌هایی که در قانون تجارت، لایحه اصلاحی و سایر قوانین و مقررات پیش‌بینی شده‌اند، قرار گرفته است و متقاضی می‌تواند با انتخاب نوع شرکت موردنظر خود وارد فرآیند مربوط به آن شود.

نظری ادامه داد: متقاضی با انتخاب «شرکت با مسئولیت محدود» وارد فرآیند درخواست ثبت شرکت با مسئولیت محدود می‌شود. در این بخش، اطلاعات مختلفی باید توسط متقاضی تکمیل شود تا فرآیند ثبت شرکت به جریان بیفتد.

وی بیان کرد:متقاضی پس از انتخاب گزینه «شرکت با مسئولیت محدود» وارد فرآیند درخواست ثبت این نوع شرکت می‌شود. در این مرحله، تذکرات لازم درباره نحوه پرداخت سرمایه شرکت به متقاضی نمایش داده خواهد شد.با توجه به اینکه فرآیند پرداخت سرمایه شرکت، اعم از شرکت سهامی خاص، شرکت با مسئولیت محدود و سایر انواع شرکت‌ها، صرفاً به‌صورت الکترونیکی انجام می‌شود، متقاضی باید این فرآیند را از طریق درگاه‌های پیش‌بینی‌شده و به شکل الکترونیکی انجام دهد.در این مرحله، بانک‌هایی که در حال حاضر خدمات مربوط به پرداخت الکترونیکی سرمایه شرکت را ارائه می‌کنند، به متقاضی نمایش داده می‌شوند. بسیاری از بانک‌ها در حال حاضر از این فرآیند پشتیبانی می‌کنند و خدمات مربوطه را ارائه می‌دهند البته اتصال اینترنتی برخی بانک‌ها هنوز برقرار نشده است که این اتصال نیز در ادامه برقرار خواهد شد.متقاضی پس از مشاهده و اطلاع از فهرست بانک‌های ارائه‌دهنده این خدمت، می‌تواند فرآیند ثبت درخواست شرکت با مسئولیت محدود را ادامه دهد.

چه اطلاعاتی برای ثبت درخواست تأسیس شرکت باید وارد شود؟

کارشناس اداره نظارت بر امور ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری استان‌ها، با اشاره به اطلاعاتی که متقاضی برای آغاز فرآیند ثبت شرکت باید در سامانه وارد کند، اظهار کرد: در این بخش گزینه‌های مختلفی وجود دارد که متقاضی باید اطلاعات مربوط به آنها را تکمیل کند تا فرآیند ثبت شرکت به جریان بیفتد.نخستین مورد موضوع فعالیت شرکت است یعنی حوزه‌ای که متقاضی قصد دارد شرکت را در آن زمینه فعال کند. مورد دوم مرکز اصلی شرکت است که از اطلاعات مهم شرکت محسوب می‌شود و در قانون تجارت نیز شرکت با مرکز اصلی خود شناخته می‌شود.

نظری ادامه داد: مورد سوم اطلاعات عمومی است و مربوط به اطلاعات عمومی اعضای هیئت‌مدیره و سرمایه شرکت نیز باید در این بخش تکمیل شود. همچنین متقاضی باید در بخش چهارم که تعیین نام است نام موردنظر شرکت را مشخص کند چراکه نام شرکت یکی از اطلاعات مندرج در اساسنامه است و شرکت با آن شناخته می‌شود.

این کارشناس اداره نظارت بر امور ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری استان‌ها بیان کرد: مورد پنجم اطلاعات مربوط به سرمایه و سهام شرکت است که باید وارد شود و در این بخش نوع سهام، از جمله سهام ممتاز، با نام، بی‌نام یا عادی، مشخص خواهد شد. مورد ششم نیز مربوط به اشخاص است که اطلاعات افرادی که به‌عنوان اعضای هیئت‌مدیره یا بازرس شرکت معرفی می‌شوند، در آن درج می‌شود.

نظری گفت: در بخش مورد هفتم در صورتی که شرکت دارای شعبه باشد اطلاعات شعب نیز باید در سامانه ثبت شود. در نهایت در مورد هشتم اگر برای تکمیل فرآیند ثبت شرکت، مدارکی موردنیاز باشد متقاضی باید مدارک مربوطه را در بخش تعیین‌شده در سامانه بارگذاری کند.

موضوع فعالیت شرکت‌ها در سامانه جدید ثبت شرکت‌ها بر اساس جدول طبقه‌بندی انتخاب می‌شود

کارشناس اداره نظارت بر امور ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری استان‌ها، با تشریح فرآیند جدید ثبت موضوع فعالیت شرکت‌ها اظهار کرد: در نخستین گام موضوع فعالیت از متقاضی درخواست می‌شود و در فرآیند جدید نحوه درج موضوع فعالیت نسبت به گذشته تغییر کرده است. در گذشته متقاضی موضوع فعالیت خود را به هر شکلی که تمایل داشت و معمولاً در قالب جمله‌های انشایی وارد می‌کرد برای مثال عباراتی مانند «صادرات و واردات کالا‌های مجاز بازرگانی»، «شرکت در مناقصات و مزایدات دولتی و خصوصی» یا «اخذ وام و اعتبار از مؤسسات و بانک‌ها» در موضوع فعالیت شرکت درج می‌شد و ساختار مشخصی برای این عناوین وجود نداشت. به همین دلیل امکان احصا و گزارش‌گیری دقیق از موضوعات فعالیت وجود نداشت.

نظری ادامه داد: در فرآیند جدید و بنا بر مصوبه مرکز پایش و بهبود محیط کسب‌وکار و تکالیف تعیین‌شده در درگاه ملی مجوزها، متقاضی باید برای درج موضوع فعالیت شرکت از «جدول طبقه‌بندی موضوعات فعالیت» استفاده کند.این جدول توسط مرکز ملی آمار ایران تهیه شده و بر اساس استاندارد بین‌المللی تدوین و در داخل کشور بومی‌سازی شده است. عناوین فعالیت‌هایی که مستلزم کسب‌وکار هستند در این جدول گنجانده شده و این جدول در درگاه ملی مجوز‌ها نیز مورد استفاده قرار می‌گیرد.

وی با اشاره به ساختار این جدول اظهار کرد: جدول طبقه‌بندی موضوعات فعالیت دارای چند سرشاخه عمده از جمله تولید، تعمیر، فروش، خرید و توزیع است و متقاضی می‌تواند فعالیت مورد نظر خود را از میان عناوین موجود در این جدول انتخاب کند. برخی از این عناوین برای ثبت در قالب شخصیت حقوقی، از ابتدا مستلزم ارائه مجوز از مراجع ذی‌صلاح هستند. برای مثال، عنوان «موزه و نمایشگاه تاریخ طبیعی» نیازمند آن است که متقاضی ابتدا مجوز مربوطه را از وزارت میراث فرهنگی، گردشگری و صنایع دستی دریافت کند و سپس برای ثبت شرکت اقدام کند.

نظری ادامه داد: زمانی که متقاضی وارد سامانه کاتب و بخش ثبت درخواست تأسیس می‌شود در قسمت موضوع فعالیت هشدار‌هایی برای وی قرار داده شده است تا اگر موضوع فعالیت انتخاب‌شده نیازمند مجوز باشد ابتدا از طریق درگاه ملی مجوز‌ها استعلام الکترونیکی انجام شود. در صورتی که متقاضی موفق به دریافت مجوز شده باشد، تأییدیه آن به‌صورت الکترونیکی برای سامانه ارسال می‌شود.

وی با اشاره به یکی دیگر از تغییرات فرآیند جدید ثبت موضوع فعالیت گفت: پس از انتخاب گزینه ثبت فعالیت هشداری به متقاضی نمایش داده می‌شود مبنی بر اینکه برخی عبارت‌هایی که در گذشته به‌صورت پیش‌فرض در موضوع فعالیت شرکت‌ها درج می‌شد، مانند «اخذ وام و ضمانت‌نامه» یا «اعطای نمایندگی»، دیگر به عنوان کسب‌وکار محسوب نمی‌شوند.شرکت صرفاً برای اخذ وام یا اعطای نمایندگی تأسیس نمی‌شود بلکه برای انجام یک موضوع فعالیت مشخص به ثبت می‌رسد بنابراین این تذکر برای متقاضی قرار داده شده است که باید صرفاً عناوین موجود در جدول طبقه‌بندی موضوعات فعالیت را انتخاب کند.

کارشناس اداره نظارت بر امور ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری استان‌ها بیان کرد: چنانچه فعالیت متقاضی در زمینه املاک و مستغلات باشد زیرشاخه‌های مربوط به این حوزه برای وی نمایش داده می‌شود.به‌عنوان مثال در حوزه «تعمیر برق، گاز، بخار و تهویه»، متقاضی ابتدا زیرگروه اول را انتخاب می‌کند و سپس از میان عناوین موجود زیرگروه دوم و به همین ترتیب زیرگروه سوم و چهارم را انتخاب خواهد کرد. در مرحله نهایی نیز عناوین متعددی نمایش داده می‌شود که متقاضی می‌تواند موضوع یا موضوعات مورد نظر خود را از میان آنها انتخاب کند.

نظری گفت: متقاضی می‌تواند تعداد نامحدودی از عناوین موجود در جدول طبقه‌بندی موضوعات فعالیت را انتخاب کند البته این موضوع بستگی به نوع کسب‌وکار متقاضی دارد و ممکن است مرجعی که مجوز فعالیت را صادر می‌کند محدودیت‌هایی را برای موضوع فعالیت تعیین کرده باشد.بنابراین متقاضی باید توجه داشته باشد که اگر برای مثال قصد دریافت مجوز مؤسسه فرهنگی و هنری را دارد صرفاً باید عناوین مرتبط با فعالیت‌های فرهنگی و هنری را انتخاب کند و مجاز نیست عناوین صنعتی یا سایر عناوین نامرتبط را نیز به موضوع فعالیت خود اضافه کند.

وی گفت: اگر متقاضی نتواند موضوع مورد نظر خود را از طریق سرشاخه‌های اصلی پیدا کند، می‌تواند با استفاده از گزینه جست‌و‌جو، عنوان فعالیت مورد نیاز خود را جست‌و‌جو کند برای مثال اگر متقاضی در میان عناوین نمایش‌داده‌شده نتواند موضوع مربوط به بازرگانی را پیدا کند می‌تواند با یک جست‌وجوی ساده، عنوان بازرگانی یا فعالیت‌های مرتبط با آن را پیدا کند و پس از انتخاب، سرشاخه‌های مربوط به آن برای وی نمایش داده می‌شود.

کارشناس اداره نظارت بر امور ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری استان‌ها تأکید کرد: متقاضی می‌تواند به تعداد نامحدود موضوعات فعالیت را در این بخش انتخاب کند اما در صورتی که موضوع فعالیت انتخاب‌شده از قبل نیازمند مجوز باشد سامانه به متقاضی هشدار می‌دهد و از وی می‌خواهد مجوز مربوطه را در قسمت مدارک بارگذاری کند. در این مرحله از متقاضی خواسته می‌شود مشخصات مجوز شامل شماره مجوز فعالیت، کد ملی متقاضی، تاریخ صدور مجوز و تاریخ اعتبار آن را وارد کند. اگر متقاضی این اطلاعات را وارد نکند امکان ادامه فرآیند برای وی وجود نخواهد داشت و باید مشخصات مجوز مربوطه را به‌طور کامل وارد کند در غیر این صورت، لازم است موضوع فعالیتی را که نیازمند مجوز است از فهرست موضوعات انتخاب‌شده حذف کند.

کنترل برخط کد پستی مرکز اصلی شرکت و تعیین خودکار واحد ثبتی

نظری اظهار کرد: متقاضی در مرحله بعد باید کد پستی مرکز اصلی شرکت را وارد کند. بر اساس کد پستی واردشده از سوی متقاضی، استان و واحد ثبتی به‌صورت خودکار در سامانه نمایش داده می‌شود.در سامانه‌های قبلی این امکان وجود داشت که متقاضی کد پستی مربوط به یک شهر را وارد کند اما استان و شهرستانی متفاوت از محل کد پستی را انتخاب کند. این موضوع یکی از ایراد‌هایی بود که موجب اختلال در روند ثبت شرکت‌ها می‌شد.

وی ادامه داد: یکی از مزیت‌های سامانه جدید این است که کد پستی محل اصلی شرکت با استان و واحد ثبتی کنترل می‌شود. کد پستی که متقاضی وارد می‌کند ابتدا به‌صورت برخط با بانک اطلاعات شرکت ملی پست کنترل می‌شود و در صورت صحت کد پستی، آدرس متناظر با آن کد در سامانه نمایش داده خواهد شد. همچنین استان و واحد ثبتی مربوط به آن نیز به‌صورت خودکار نمایش داده می‌شود و متقاضی دیگر امکان ویرایش استان یا واحد ثبتی را نخواهد داشت.مرکز اصلی شرکت یکی از موارد مندرج در اساسنامه و بیانگر محل اقامت شرکت است؛ چراکه اشخاص ثالثی که با شرکت قرارداد دارند یا به هر نحوی با آن فعالیت می‌کنند باید برای انجام امور مرتبط به مرکز اصلی شرکت مراجعه کنند.

کارشناس اداره نظارت بر امور ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری استان‌ها افزود: از سال ۱۳۸۷ و پس از ابلاغ قانون الزام درج کد پستی و کد ملی، درج کد پستی برای مرکز اصلی شرکت‌ها الزامی شده است.برای این دسته از شرکت‌ها در سامانه ثبت شرکت‌ها محدودیتی ایجاد شده است و متقاضی در نخستین گام باید با تنظیم صورت‌جلسه تغییر محل، کد پستی و آدرس دقیق پستی شرکت را اعلام کند. اطلاعات مربوط به کد پستی و نشانی جدید در بانک سامانه‌های سازمان ثبت درج می‌شود و آگهی مربوط به آن نیز منتشر خواهد شد به این ترتیب، اطلاعات کد پستی شرکت‌ها به‌روزرسانی می‌شود.

وی افزود: همچنین به موضوع کد ملی اشخاص اشاره کرد و گفت: به‌روزرسانی و ساماندهی اطلاعات کد ملی افراد نیز در قالب پروژه بانک جامع سهامداران در دست انجام است. متقاضی پس از ورود اطلاعات کد پستی مرکز اصلی شرکت و طی شدن کنترل‌های مربوطه، وارد مرحله بعدی فرآیند ثبت شرکت خواهد شد.

ثبت اطلاعات عمومی شرکت

کارشناس اداره نظارت بر امور ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری استان‌ها، اظهار کرد: در مرحله بعد، اطلاعات عمومی شرکت از متقاضی درخواست می‌شود که نخستین قلم اطلاعاتی در این بخش مدت شرکت است. در قانون تجارت پیش‌بینی شده است که اگر شرکتی برای مدت مشخصی تأسیس می‌شود این موضوع باید حتماً در اساسنامه شرکت قید شود. بر همین اساس در این بخش مدت فعالیت شرکت از متقاضی درخواست می‌شود و اگر مدت شرکت محدود باشد متقاضی باید تاریخ پایان اعتبار شرکت را نیز درج کند اما در صورتی که مدت فعالیت شرکت نامحدود باشد نیازی به درج تاریخ پایان اعتبار وجود ندارد.

نظری ادامه داد: یکی دیگر از اطلاعات مهم اساسنامه شروع سال مالی شرکت است. اقدامات مالیاتی شرکت بر اساس سال مالی انجام می‌شود و به همین دلیل متقاضیان باید در درج و تکمیل این اطلاعات دقت لازم را داشته باشند.معمولاً سال مالی شرکت‌ها به‌صورت شمسی و از اول فروردین آغاز می‌شود اما ممکن است شرکت‌هایی که با اشخاص حقوقی خارجی طرف قرارداد هستند سال مالی خود را به‌صورت میلادی تعیین کنند که این موضوع نیز ایرادی ندارد با این حال سال مالی باید مطابق قالب و رسم‌الخط تعیین‌شده در سامانه وارد شود.متقاضیان در زمان تکمیل اطلاعات مربوط به سال مالی باید دقت لازم را داشته باشند چراکه اطلاعاتی که در این بخش درج می‌شود، در سامانه‌های مالیاتی نیز نمایش داده خواهد شد و اقدامات مالیاتی شخصیت حقوقی بر اساس آن کنترل می‌شود.

وی در ادامه به بخش مربوط به رکن اداره‌کننده شرکت اشاره کرد و گفت: در شرکت‌های سهامی خاص و شرکت‌های تعاونی، رکن اداره‌کننده غالباً هیئت‌مدیره است اما در شرکت با مسئولیت محدود با توجه به استثنایی که قانون پیش‌بینی کرده است رکن اداره‌کننده می‌تواند صرفاً مدیرعامل باشد.در شرکت با مسئولیت محدود امکان پیش‌بینی ساختار تک‌مدیره وجود دارد و در این حالت اطلاعات مدیرعامل از متقاضی درخواست می‌شود.از آنجا که اعضای هیئت‌مدیره شرکت‌ها می‌توانند از دو نفر تا چندین نفر باشند متقاضی باید حداقل و حداکثر تعداد اعضای هیئت‌مدیره را در این بخش مشخص کند.

کارشناس اداره نظارت بر امور ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری استان‌ها ادامه داد: برای مثال اگر شرکتی با مسئولیت محدود در زمان تأسیس با دو نفر تشکیل شود اما مؤسسان بخواهند پیش‌بینی کنند که شرکت در سال‌های آینده با تعداد بیشتری از اعضای هیئت‌مدیره اداره شود می‌توانند حداقل تعداد اعضا را دو نفر و حداکثر تعداد را عدد مورد نظر خود تعیین کنند.در این بخش محدودیتی برای تعیین سقف تعداد اعضای هیئت‌مدیره وجود ندارد و متقاضی حتی می‌تواند حداکثر تعداد اعضا را برای مثال ۱۰۰ نفر تعیین کند؛ بنابراین در زمان ثبت شرکت، هر تعداد عضوی که انتخاب شود، مشروط بر اینکه بین حداقل و حداکثر تعیین‌شده باشد، امکان ثبت خواهد داشت.

وی در ادامه به بخش انتخاب روزنامه کثیرالانتشار اشاره کرد و گفت: فرآیند انتخاب روزنامه کثیرالانتشار، جدا از فرآیند روزنامه رسمی کشور است و این دو نباید با یکدیگر اشتباه گرفته شوند.تمامی آگهی‌های شرکت از جمله آگهی دعوت، آگهی دعوت از بستانکاران و همچنین آگهی‌های مربوط به مناقصات و مزایدات، در روزنامه‌هایی که در قانون تجارت پیش‌بینی شده و شرکت مکلف به درج آگهی‌های خود در آنهاست، منتشر می‌شوندبنابراین انتخاب روزنامه کثیرالانتشار از اهمیت زیادی برخوردار است و متقاضیان باید هنگام انتخاب روزنامه دقت لازم را داشته باشند.با توجه به واحد ثبتی که در مرحله قبل برای شرکت تعیین شده است در این قسمت صرفاً روزنامه‌های همان استان برای متقاضی نمایش داده می‌شود. متقاضی می‌تواند از میان روزنامه‌های پیش‌بینی‌شده یک عنوان را انتخاب کند و علاوه بر آن امکان انتخاب یک روزنامه دیگر نیز وجود دارد.

وی بیان کرد: در این صورت دو روزنامه به‌عنوان روزنامه‌های کثیرالانتشار شرکت در سامانه ثبت می‌شوند و پس از تکمیل فرآیند، تمامی آگهی‌های مربوط به شرکت از جمله آگهی‌های تأسیس، تغییرات و آگهی‌های دعوت شرکت برای مناقصات و مزایدات باید در این دو روزنامه منتشر شود و اطلاعات آگهی‌ها برای هر دو روزنامه ارسال خواهد شد.علاوه بر روزنامه کثیرالانتشار فرآیندی تحت عنوان روزنامه رسمی کشور وجود دارد که صرفاً مربوط به آگهی‌های قانونی است.آگهی‌هایی که مراجع قانونی در خصوص یک شخصیت حقوقی منتشر می‌کنند، در روزنامه رسمی کشور درج می‌شود برای مثال،آگهی ثبت تأسیس و آگهی تغییرات یک شرکت توسط اداره ثبت شرکت‌ها در روزنامه رسمی منتشر خواهد شد.

ثبت اطلاعات مجمع عمومی مؤسسین و هیئت‌مدیره

کارشناس اداره نظارت بر امور ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری استان‌ها، اظهار کرد: یکی دیگر از اطلاعاتی که از متقاضی درخواست می‌شود، اطلاعات مربوط به مجمع عمومی مؤسسین است.در قانون تجارت پیش‌بینی شده است که پیش از اقدام برای ثبت درخواست تأسیس شرکت، مجمع عمومی مؤسسین برگزار شود و این مجمع درباره موضوعاتی از جمله تعیین مؤسسین و انتخاب اعضای هیئت‌مدیره تصمیم‌گیری کند.بر همین اساس، تاریخ برگزاری جلسه مجمع عمومی مؤسسین و همچنین جلسه هیئت‌مدیره از اهمیت زیادی برخوردار است و قاعدتاً تاریخ درخواست ثبت باید پس از برگزاری این جلسات باشد.

وی تصریح کرد: همچنین ساعت برگزاری مجمع عمومی مؤسسین باید پیش از ساعت برگزاری جلسه هیئت‌مدیره تعیین شود؛ به این ترتیب ابتدا مؤسسین تشکیل جلسه می‌دهند و اعضای هیئت‌مدیره را انتخاب می‌کنند و پس از آن، اعضای هیئت‌مدیره از میان خود، اشخاصی را به عنوان رئیس هیئت‌مدیره، مدیرعامل و نایب‌رئیس هیئت‌مدیره تعیین می‌کنند.

نظری در ادامه به بخش مربوط به مدت تصدی هیئت‌مدیره اشاره کرد و گفت: معمولاً در شرکت‌های سهامی خاص، اعضای هیئت‌مدیره برای حداکثر دو سال انتخاب می‌شوند، اما در شرکت‌های با مسئولیت محدود، انتخاب اعضای هیئت‌مدیره برای مدت نامحدود نیز امکان‌پذیر است.چنانچه برای مدت تصدی اعضای هیئت‌مدیره محدودیتی در نظر گرفته شده باشد، تاریخ پایان تصدی مدیران نیز باید در این بخش درج شود.درج دقیق مدت تصدی مدیران از این جهت اهمیت دارد که در حوزه مالیاتی، اعضای هیئت‌مدیره تا زمانی که تصدی مدیریت شرکت را بر عهده دارند، مشمول مسئولیت‌ها و اقدامات مالیاتی مرتبط با دوره مدیریت خود هستند.اطلاعات مربوط به مدیران و مدت تصدی آنها به‌صورت وب‌سرویس و الکترونیکی با سازمان امور مالیاتی تبادل می‌شود و بر همین اساس، فرآیند‌های دستی و استعلامات فیزیکی در این بخش حذف شده است.

انتخاب نام شخصیت حقوقی در سامانه کاتب

کارشناس اداره نظارت بر امور ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری استان‌ها اظهار کرد: پس از تکمیل بخش اطلاعات عمومی متقاضی به مرحله انتخاب نام شخصیت حقوقی هدایت می‌شود و باید نامی را که برای شخصیت حقوقی خود در نظر گرفته است در این قسمت درج کند. نام شرکت یکی از موارد مندرج در اساسنامه است و اهمیت زیادی دارد چراکه اشخاص حقوقی در بازار و فضای اقتصادی غالباً با نام خود شناخته می‌شوند بنابراین نام انتخاب‌شده باید معیار‌های مشخصی را رعایت کند از جمله اینکه نباید خلاف اخلاق عمومی و عناوین حسنه باشد، با نظم و امنیت جامعه مغایرت نداشته باشد و مهم‌تر از همه، با نام‌های ثبت‌شده قبلی تشابه نداشته باشد.

نظری ادامه داد: با توجه به اینکه از سال ۱۳۱۱ تاکنون بیش از دو میلیون و ۵۰۰ هزار شخصیت حقوقی در سطح کشور به ثبت رسیده است تعداد عناوینی که پیش از این در نام شرکت‌ها مورد استفاده قرار گرفته بسیار زیاد است بنابراین متقاضی باید هنگام انتخاب نام توجه داشته باشد که نام پیشنهادی وی با نام‌های ثبت‌شده قبلی تشابه نداشته باشد.در سامانه‌های قدیمی متقاضی هر بار پنج اولویت نام را برای اداره ثبت شرکت‌ها ارسال می‌کرد اما به دلیل وجود تشابه و نبود امکان بررسی این موضوع توسط متقاضی ممکن بود درخواست وی رد شود و متقاضی مجدداً مجبور به ارسال نام‌های جدید باشد. تکرار این فرآیند در موارد متعدد هم موجب اختلال در روند ثبت شرکت و هم باعث اتلاف زمان متقاضی می‌شد.

وی با اشاره به قابلیت جدید سامانه کاتب اظهار کرد: در سامانه کاتب ابزار جانبی با عنوان سامانه نامیار پیش‌بینی شده است که با استفاده از قابلیت جست‌و‌جو در میان عناوین ثبت‌شده قبلی نام پیشنهادی متقاضی را بررسی می‌کند.چنانچه نام درخواستی متقاضی با یکی از عناوین ثبت‌شده قبلی تشابه داشته باشد سامانه به متقاضی هشدار می‌دهد و اجازه نمی‌دهد آن نام وارد فرآیند ثبت شرکت‌ها شود. این قابلیت موجب صرفه‌جویی در زمان متقاضی و اطلاع‌رسانی بهتر درباره امکان ثبت نام پیشنهادی می‌شود.

نظری بیان کرد: این سامانه در حال حاضر حدود ۷۰ تا ۸۰ درصد قابل اتکا است و ممکن است در برخی موارد با نواقصی مواجه باشد که به‌تدریج برطرف خواهد شد. نامی که توسط سامانه نامیار تأیید می‌شود به رنگ سبز نمایش داده خواهد شد و در موارد متعدد همین نام در اداره تعیین نام نیز تأیید می‌شود البته ممکن است در موارد استثنایی به دلیل محدودیت‌های موجود در قابلیت سامانه، نامی که به رنگ سبز نمایش داده شده است در اداره تعیین نام رد شود.

کارشناس اداره نظارت بر امور ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری استان‌ها درباره نحوه برخورد با برخی نام‌های مشابه نیز اظهار کرد: اگر متقاضی بخواهد برای یک شرکت ثبت‌شده قبلی عنوانی مانند صندوق یا تعاونی مسکن را به ثبت برساند نام پیشنهادی در اداره تعیین نام بررسی می‌شود. برای مثال اگر شرکتی پیش از این با عنوان مشخصی به ثبت رسیده باشد و متقاضی صرفاً عبارت «کارکنان» را به آن نام اضافه کند در صورتی که نام پیشنهادی وابسته به شرکت ثبت‌شده قبلی باشد، به متقاضی اعلام می‌شود که برای ثبت درخواست باید مستندی مبنی بر رضایت شرکت ثبت‌شده قبلی به اداره ثبت شرکت‌ها ارائه کند. در این مرحله متقاضی می‌تواند گزینه افزودن سند را انتخاب کند. در این بخش دو گزینه برای ثبت اطلاعات پیش‌بینی شده است که شامل ثبت توضیحات یا مستندات و ثبت مجوز و رضایت‌نامه است.

وی گفت: اگر متقاضی رضایت‌نامه‌ای از اعضای هیئت‌مدیره شرکت ثبت‌شده قبلی مبنی بر موافقت با ثبت نام پیشنهادی داشته باشد می‌تواند آن را در این قسمت بارگذاری کند. همچنین باید اطلاعات مربوط به مرجع صادرکننده، شماره مجوز، تاریخ، کد ملی و توضیحات را وارد کند و عنوان رضایت‌نامه را نیز درج کند. تصویر رضایت‌نامه با امضای اعضای هیئت‌مدیره شرکت ثبت‌شده قبلی نیز باید در سامانه بارگذاری شود. این فرآیند مربوط به مواردی است که متقاضی قصد دارد شرکتی وابسته به شرکت‌های ثبت‌شده قبلی را با نام مشابه به ثبت برساند در غیر این صورت، اگر متقاضی نامی را انتخاب کند که سابقه ثبت نداشته باشد سامانه به وی اجازه می‌دهد نام پیشنهادی وارد فرآیند ثبت شرکت‌ها شود.

نظری با اشاره به یک تصور رایج درباره نحوه انتخاب نام شرکت‌ها گفت: غالباً این تصور وجود دارد که نام‌های تک‌بخشی یا دو‌بخشی قابلیت ثبت در اداره ثبت شرکت‌ها را ندارند در حالی که چنین برداشتی صحیح نیست. اگر نام پیشنهادی سابقه ثبت در اداره ثبت شرکت‌ها نداشته باشد و سایر معیار‌های قانونی را نیز رعایت کند قابلیت بررسی و ثبت خواهد داشت. این قابلیت در سامانه موجب رفع ابهام متقاضیان درباره فرآیند انتخاب نام می‌شود و زمینه سوءاستفاده برخی افراد سودجو و کلاهبرداران از ناآگاهی متقاضیان درباره فرآیند تعیین نام را نیز کاهش می‌دهد. متقاضیان می‌توانند به‌صورت مستقیم از طریق سامانه نام مورد نظر خود را استعلام کنند و پیش از ورود به فرآیند ثبت شرکت از وضعیت نام پیشنهادی خود اطلاع پیدا کنند.

ثبت سرمایه شرکت در سامانه

کارشناس اداره نظارت بر امور ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری استان‌ها بیان کرد: مرحله بعدی فرآیند ثبت شرکت مربوط به سرمایه شرکت است. در قانون تجارت حداقل سرمایه برای شرکت‌های سهامی خاص یک میلیون ریال تعیین شده است و این میزان به‌عنوان وحدت ملاک برای شرکت‌های با مسئولیت محدود و شرکت‌های تضامنی نیز در نظر گرفته شده و حداقل سرمایه این شرکت‌ها نیز یک میلیون ریال است.سرمایه شرکت می‌تواند به‌صورت نقدی یا غیرنقدی باشد. سرمایه نقدی همان مبلغی است که سهامداران یا شرکا در ابتدای تأسیس شرکت، به‌عنوان سرمایه شرکت در حساب مخصوص شرکت واریز می‌کنند.

وی درباره سرمایه غیرنقدی گفت: سرمایه غیرنقدی شامل اموال منقول یا غیرمنقولی است که به‌عنوان سرمایه شرکت معرفی می‌شوند، اما این‌گونه نیست که هر مالی که شرکا به‌عنوان سرمایه غیرنقدی اعلام کنند، بدون بررسی و ارزیابی قابل ثبت باشد. سرمایه غیرنقدی باید ابتدا توسط کارشناس رسمی دادگستری احصا و ارزیابی شود و گزارش و اظهارنظر کارشناس رسمی نیز به اداره ثبت شرکت‌ها ارائه شود.گزارش کارشناس رسمی دادگستری درباره سرمایه غیرنقدی در این بخش از سامانه قابل درج است و متقاضی باید عنوان مال یا دارایی مورد نظر را نیز مشخص کند؛ برای مثال، این سرمایه می‌تواند ملک، خودرو، دستگاه، ابزار یا هر مال دیگری باشد که به‌عنوان سرمایه غیرنقدی شرکت معرفی شده است.حتی برند و علامت تجاری نیز می‌تواند به‌عنوان یکی از سرمایه‌های غیرنقدی شرکت معرفی شود و به ثبت برسد. در این صورت، ارزش مالی تعیین‌شده برای آن توسط کارشناس رسمی دادگستری باید در سامانه درج شود.

نظری اظهار کرد: پس از درج اطلاعات سرمایه غیرنقدی، سامانه به متقاضی هشدار می‌دهد که برگه کارشناسی مربوط به سرمایه غیرنقدی را نیز در قسمت مدارک بارگذاری کند. گزارش رسمی کارشناس رسمی دادگستری درباره ارزیابی مال یا اموال معرفی‌شده به‌عنوان سرمایه غیرنقدی باید حتماً در قسمت مدارک اسکن و بارگذاری شود.در صورتی که این گزارش کارشناسی در سامانه بارگذاری نشود، سامانه اجازه نخواهد داد درخواست وارد بخش درون‌سازمانی شود و ادامه فرآیند ثبت شرکت برای متقاضی امکان‌پذیر نخواهد بود.

ثبت اطلاعات اشخاص و سهامداران شرکت

کارشناس اداره نظارت بر امور ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری استان‌ها، گفت: در صورت انتخاب سرمایه نقدی، متقاضی به مرحله بعد هدایت می‌شود. این مرحله از بخش‌های اصلی فرآیند ثبت شرکت است چراکه اطلاعات مربوط به سمت‌ها، سهامداران، شرکا و اشخاص دارای حق امضا در این بخش مشخص می‌شود.متقاضی برای ثبت این اطلاعات می‌تواند از دو روش استفاده کند. روش نخست تکمیل فایل اکسل از پیش آماده‌شده و بارگذاری آن در سامانه است. در صورتی که تعداد اشخاص و سهامداران شرکت زیاد باشد استفاده از این گزینه می‌تواند بسیار کاربردی و مؤثر باشد.

نظری ادامه داد: این فایل اکسل شامل مجموعه‌ای از اقلام اطلاعاتی است که متقاضی باید آنها را تکمیل کند از جمله نوع شخصیت، تابعیت، شناسه ملی، شماره ملی یا کد فراگیر. در بخش نوع شخصیت باید مشخص شود که سهامدار یا شریک، شخص حقیقی است یا حقوقی. همچنین تابعیت شخص اعم از ایرانی یا غیرایرانی بودن باید مشخص شود.شناسه ملی برای اشخاص حقوقی، کد ملی برای اشخاص حقیقی ایرانی و کد فراگیر برای اشخاص حقیقی غیرایرانی در این بخش درج می‌شود بنابراین اگر تعداد اشخاص شرکت معمولاً بیش از ۱۰ نفر باشد استفاده از فایل اکسل نمونه و بارگذاری آن در سامانه گزینه مناسب‌تری است و پس از بارگذاری، اطلاعات در بخش مربوط نمایش داده خواهد شد.

وی افزود: اگر تعداد اشخاص شرکت کمتر باشد استفاده از گزینه ثبت شخص در خود سامانه، راحت‌تر و آسان‌تر خواهد بود.در قسمت ثبت شخص ابتدا باید نوع شخص مشخص شود که آیا شخص حقیقی است یا حقوقی. اگر شخص حقوقی و به‌عنوان مثال یک شرکت، سهامدار شخصیت حقوقی باشد شناسه ملی آن شرکت وارد می‌شود و با استعلام از پایگاه اطلاعات اشخاص حقوقی، اطلاعات شرکت در سامانه درج خواهد شد. این پایگاه اطلاعاتی نیز اکنون به سامانه کاتب منتقل شده است. اگر متقاضی در این بخش شخص حقیقی را انتخاب کند باید تمام اطلاعات هویتی مورد درخواست سامانه را تکمیل کند چراکه به دلایل امنیتی امکان فراخوان مستقیم اطلاعات اشخاص حقیقی از سایت ثبت احوال وجود ندارد و متقاضی باید تمامی اقلام هویتی را وارد کند تا سامانه بتواند استعلام مربوط را از ثبت احوال انجام دهد.

نظری افزود: پس از انجام استعلام اگر هر یک از اطلاعات واردشده با اطلاعات ثبت‌شده در سازمان ثبت احوال مغایرت داشته باشد سامانه به متقاضی هشدار می‌دهد که اطلاعات واردشده صحیح نیست و باید نسبت به اصلاح آن اقدام کند.شماره تلفن همراه واردشده نیز باید متعلق به کد ملی شخص باشد. همچنین کد پستی شخص نیز در این فرآیند مورد توجه قرار می‌گیرد.

وی گفت: در مرحله بعد در صورتی که شخص واردشده دارای سهم یا سهم‌الشرکه باشد، میزان آن باید مشخص شود. از آنجا که سرمایه شرکت می‌تواند شامل سرمایه نقدی و غیرنقدی باشد باید میزان آورده هر شخص از هر یک از این دو نوع سرمایه نیز مشخص شود. اگر میزان سرمایه غیرنقدی واردشده از میزان سرمایه‌ای که پیش از این اعلام شده بیشتر باشد، سامانه به متقاضی هشدار می‌دهد و اعلام می‌کند که میزان سرمایه غیرنقدی نمی‌تواند بیشتر از کل آورده اعلام‌شده باشد و باید معادل یا کمتر از میزان مربوط درج شود.

کارشناس اداره نظارت بر امور ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری استان‌ها ادامه داد: در صورتی که شخص حقیقی در جلسه مجمع عمومی مؤسسین حضور نداشته و نماینده یا وکیل وی از طرف او در مجمع حاضر شده باشد اطلاعات نماینده نیز باید در این قسمت وارد شود. شخص حقیقی می‌تواند در صورت عدم حضور در جلسه، نماینده‌ای در مجمع داشته باشد و در صورت وجود چنین شرایطی، اطلاعات نماینده باید در سامانه ثبت شود.

وی در ادامه به بخش تعیین سمت اشخاص اشاره کرد و گفت: سمت شخص در شخصیت حقوقی نیز در این مرحله مشخص می‌شود و سامانه بررسی می‌کند که شخص واردشده دارای سمت در هیئت‌مدیره است بازرس است صرفاً سهامدار یا شریک شرکت است و یا دارای حق امضا است. اگر شخصی دارای سمت در هیئت‌مدیره باشد باید مشخص شود که عضو اصلی هیئت‌مدیره است یا عضو علی‌البدل. انتخاب عضو علی‌البدل مشروط به آن است که در اساسنامه شرکت، انتخاب اعضای علی‌البدل پیش‌بینی شده باشد در غیر این صورت، صرفاً امکان انتخاب عضو اصلی هیئت‌مدیره وجود خواهد داشت.

نظری تصریح کرد: اگر شخصی به‌عنوان بازرس انتخاب شود نمی‌تواند همزمان عضو اصلی هیئت‌مدیره نیز باشد چراکه قانون تجارت انتخاب همزمان یک شخص به‌عنوان بازرس و عضو هیئت‌مدیره را ممنوع کرده است. همچنین اعضای هیئت‌مدیره تا درجه سوم نیز نمی‌توانند به‌عنوان بازرس انتخاب شوند ئبنابراین با انتخاب هر یک از این عناوین، امکان انتخاب عنوان دیگر برای شخص وجود نخواهد داشت.

کارشناس اداره نظارت بر امور ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری استان‌ها ادامه داد: در صورتی که شخص در جلسه هیئت‌مدیره دارای سمت مدیریتی باشد، سمت‌هایی مانند رئیس هیئت‌مدیره یا نایب‌رئیس هیئت‌مدیره نیز باید در این بخش مشخص شود. ممکن است یک شخص به‌صورت همزمان به‌عنوان مدیرعامل و رئیس هیئت‌مدیره انتخاب شود و از این جهت منعی وجود ندارد؛ اما یک شخص نمی‌تواند همزمان رئیس هیئت‌مدیره و نایب‌رئیس هیئت‌مدیره باشد.  سمت قائم‌مقام مدیرعامل نیز غالباً در شرکت‌های سهامی خاص پیش‌بینی نشده است.

وی در ادامه اظهار کرد: در شرکت‌های با مسئولیت محدود، چنانچه تعداد شرکا بیش از ۱۲ نفر باشد، انتخاب سه نفر به‌عنوان ناظر الزامی است. با توجه به اینکه کارکنان رسمی دولت اجازه انتخاب به‌عنوان عضو هیئت‌مدیره شخصیت حقوقی را ندارند وضعیت اشخاص از طریق سامانه «پاکنا» به‌صورت برخط استعلام می‌شود و این موضوع در فرآیند ثبت شرکت در سامانه لحاظ شده است. اگر شخصی صرفاً به‌عنوان شریک شرکت معرفی شود و سمتی در هیئت‌مدیره به وی اعطا نشود از این بابت ایرادی در سامانه ایجاد نخواهد شد و این شخص می‌تواند صرفاً به‌عنوان شریک شرکت ثبت شود. در صورتی که شخص کارمند دولت باشد اعم از رسمی، پیمانی یا قراردادی، امکان انتخاب وی به‌عنوان عضو هیئت‌مدیره یا مدیرعامل شخصیت حقوقی وجود نخواهد داشت و این موضوع از طریق استعلام برخط در فرآیند ثبت شرکت کنترل می‌شود.تکمیل تمامی این اطلاعات الزامی است و در صورتی که هر یک از موارد مورد نیاز تکمیل نشود سامانه اجازه عبور متقاضی به مرحله بعد و ثبت نهایی درخواست را نخواهد داد.

 کارشناس اداره نظارت بر امور ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری استان‌ها اظهار کرد: پس از تکمیل اطلاعات اشخاص، اعضای هیئت مدیره و در صورت وجود، بازرسان شرکت، درخواست در سامانه ثبت می‌شود و یک شماره پیگیری به آن اختصاص می‌یابد. این شماره پیگیری در بخش مدیریت درخواست‌ها قابل مشاهده است و هر متقاضی می‌تواند با ورود به حساب کاربری خود، درخواست‌هایی را که در سامانه ثبت کرده است، جست‌و‌جو و مشاهده کند. همچنین در صورتی که انجام اقدام خاصی از سوی متقاضی لازم باشد وی می‌تواند از طریق همین بخش نسبت به انجام اقدام مورد نیاز اقدام کند.

ثبت اطلاعات شعب شرکت

نظری ادامه داد: در مرحله بعد اطلاعات شعب و مدارک شرکت از متقاضی درخواست می‌شود. چنانچه شخصیت حقوقی قصد داشته باشد همزمان در چند واحد ثبتی شعبه تأسیس کند این امکان در سامانه فراهم شده است تا متقاضی اطلاعات شعب مورد نظر را در این بخش وارد کند.

وی با بیان اینکه شعب شرکت با نام اصلی شرکت شناخته می‌شوند، گفت: برای مثال اگر شرکتی با نام «پویا تجارت ایرانیان» به ثبت رسیده باشد شعب این شرکت در تهران، اصفهان یا مشهد به ترتیب به عنوان شعبه تهران، شعبه اصفهان یا شعبه مشهد شرکت «پویا تجارت ایرانیان» شناخته خواهند شد. شناسه ملی شعبه، یک شناسه ملی یکتا است و با شناسه ملی شرکت مادر تفاوت دارد، اما شناسه ملی شعبه وابسته به شرکت اصلی است. به این معنا که با درج اطلاعات شناسه ملی شعبه در سامانه کاتب بلافاصله اطلاعات شرکت مادر به عنوان دارنده شناسه ملی نمایش داده می‌شود. اختصاص شناسه ملی جداگانه به شعبه به این دلیل است که شعبه بتواند فعالیت‌های مالی، افتتاح حساب و سایر امور مربوط به فعالیت خود را در قالب همان شعبه انجام دهد. برای ثبت شعبه، انتخاب مدیر شعبه الزامی است و این مدیر می‌تواند از میان اعضای هیئت مدیره شرکت اصلی یا از میان اشخاص خارج از شرکت انتخاب شود.

بارگذاری مدارک مورد نیاز

نظری در ادامه درباره بخش بارگذاری مدارک گفت: با توجه به مراحل قبلی اگر موضوع فعالیت، نام شرکت یا هر بخش دیگری نیازمند مجوز یا مستندات باشد، تصویر و مشخصات مدرک مورد نظر باید در این قسمت بارگذاری شود. حجم فایل‌هایی که در سامانه قابل بارگذاری است، ۲۰۰ کیلوبایت در نظر گرفته شده و متقاضیان می‌توانند مدارک خود را در قالب فرمت‌هایی از جمله PDF، JPG و TIF بارگذاری کنند. اگر مدرک در چند صفحه ارائه شده باشد، معمولاً باید به صورت یک فایل PDF در سامانه بارگذاری شود. در این موارد لازم است متقاضی با استفاده از ابزار‌های مربوط، حجم فایل را تا حدی کاهش دهد که امکان بارگذاری آن در سامانه وجود داشته باشد. همچنین اگر وکیلی انجام فرایند ثبت شخصیت حقوقی را از طرف اعضای هیئت مدیره بر عهده داشته باشد، باید وکالت‌نامه خود را نیز در همین بخش مدارک بارگذاری کند.

 بررسی درخواست در مرجع ثبت شرکت‌ها

 کارشناس اداره نظارت بر امور ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری استان‌ها با تشریح ادامه فرایند اظهار کرد: پس از ورود اطلاعات و پذیرش درخواست از سوی سامانه، درخواست به بخش درون‌سازمانی سامانه کاتب، یعنی مرجع ثبت شرکت‌ها، ارسال می‌شود. در این مرحله کارشناس بررسی‌کننده اطلاعات واردشده را بررسی می‌کند و در صورت نداشتن ایراد، درخواست به بخش تعیین نام ارسال می‌شود. در این بخش کارشناس و مدیر کشوری تعیین نام، درخواست را بررسی می‌کنند و در صورت صحت تمامی موارد، نتیجه برای متقاضی ارسال می‌شود.

وی ادامه داد: پس از تأیید متقاضی وارد فاز بعدی می‌شود و می‌تواند صورت‌جلسه مجمع مؤسس، صورت‌جلسه هیئت مدیره، اساسنامه و اظهارنامه یا تقاضانامه شرکت را پرینت گرفته و برای پرداخت سرمایه شرکت به بانک مراجعه کند.

نظری درباره میزان سرمایه‌ای که باید در این مرحله پرداخت شود، گفت: در شرکت‌های سهامی خاص حداقل ۳۵ درصد سرمایه باید پرداخت شود و در شرکت‌های با مسئولیت محدود و شرکت‌های تضامنی، ۱۰۰ درصد سرمایه باید پرداخت شود. پس از پرداخت سرمایه در فاز دوم و تکمیل اطلاعات اساسنامه و امضای الکترونیکی مستندات از سوی همه سهامداران، درخواست مجدداً به مرجع ثبت شرکت‌ها ارسال می‌شود.

 تأیید نهایی و انتشار آگهی تأسیس

کارشناس اداره نظارت بر امور ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری استان‌ها گفت: در این مرحله کارشناس مجدداً درخواست را بررسی می‌کند تا اطمینان حاصل شود ایرادی که در مراحل قبل وجود نداشته، در این مرحله نیز ایجاد نشده است. پس از تأیید کارشناس، درخواست به مدیر سیستم ارجاع می‌شود و مدیر، آگهی را تأیید می‌کند. پس از تأیید پیش‌نویس آگهی برای متقاضی نمایش داده می‌شود و در نهایت با پرداخت حق ثبت و امضای مستندات از سوی متقاضی، آگهی ثبت تأسیس شرکت صادر می‌شود.

نظری خاطرنشان کرد: در این مرحله، شماره ثبت و شناسه ملی شرکت اختصاص می‌یابد و موضوعات فعالیت و سایر اطلاعات مربوط به شرکت نیز در آگهی درج می‌شود. در نهایت آگهی تأسیس شرکت در روزنامه رسمی کشور و روزنامه کثیرالانتشار شرکت منتشر شده و شرکت می‌تواند فعالیت اقتصادی خود را آغاز کند.

انتهای پیام/