ذخیره زمان هنگام کار کردن با دیگران

- باشگاه خبرنگاران نوشت: تعاملات شما با دیگران به اندازه هر قسمت دیگری از روز، وقت می‌برد و اگر این تعاملات به صورت اشتباه انجام شود، می‌تواند اتلاف وقت زیادی برایتان به همراه داشته باشد؛ به طوری که حتی قشر کارگران فنی نیز تا ۷۵ درصد از وقت خود را صرف برقراری ارتباط با همکاران می‌کنند، اما شما می‌توانید با بهبود کیفیت ارتباطات خود، از تعاملات خود، بهره وری زیادی را افزایش دهید.

سوء تفاهم‌های رایج؛ علت اصلی هدر رفتن زمان

عامل اصلی هدر رفتن زمان، ناشی از سوء تفاهم بین افراد در مورد نقش‌ها، اهداف و مسئولیت‌ها است چرا که مردم نمی‌دانند که از آن‌ها انتظار می‌رود چه کار کنند، چگونه این کار را انجام دهند و در چه زمانی انجام دهند.

سوء تفاهم منجر به ناکارآمدی، عصبانیت، ناامیدی و ناراحتی می‌شود و برای رفع سوء تفاهم‌ها و بازگشت به شرایط عادی معمولاً به زمان زیادی نیاز است.

با دقت گوش دهید و اولویت‌های مهم را تعیین کنید

سوء تفاهم در مورد اولویت‌ها معمولاً منجر به این می‌شود که شما در یک شغل اشتباه، در یک زمان اشتباه و به یک دلیل اشتباه کار کنید و شاید هدف شما از کیفیت، نامناسب باشد و یا ممکن است مشکل این باشد که شما برای یک شخص اشتباه کار می‌کنید.

مهمترین علت احساسات مثبت و انگیزه زیاد در کار این است که بدانید دقیقاً چه انتظاری دارید و همچنین، تعریف شما از آن صحیح باشد و از طرف دیگر، اگر نگاهی به فعالیت کارمندان مجموعه‌ها بیندازید متوجه می‌شوید که اغلب، مهم‌ترین شکایت یا بی‌انگیزگی کارمندان، عدم اطلاع از آنچه انتظار می‌رود، است.

برای اینکه بتوانید در بهترین حالت، کار خود را انجام دهید، باید درمورد شغل و کار‌هایی که از شما انتظار می‌رود، شفافیت و آگاهی کامل داشته باشید.

مشخص نشدن دقیق وظایف، باعث خسته شدن رئیس و کارمندان می‌شود و موجب می‌شود که اشتباهات زیادی در هنگام انجام دادن کار به وجود آید که این مسئله هم یکی دیگر از دلایل اصلی اتلاف وقت است.

این مسئله حتی باعث می‌شود که بااستعدادترین افراد به خاطر انجام دادن کاری که بسیار اشتباه است، نتوانند خوش بدرخشند. بنابراین، آن‌ها هم به مرور، از کاری که انجام می‌هند احساس خستگی و بی‌انگیزگی می‌کنند.

صرفه‌جویی در وقت از طریق اختیارات

اختیارات و مسئولیت‌های نامشخص منجر به اتلاف وقت می‌شود. چرا که در این صورت، افراد نمی‌دانند چه کسی قرار است چه کاری را انجام دهد و در حقیقت، در چه زمانی هم این کار را انجام می‌دهد و کاری که انجام می‌دهد از چه استاندارد و کیفیتی برخوردار است.

اطلاعات ناقص

مسئله اصلی دیگر در تجارت که باعث اتلاف وقت می‌شود، اطلاعات ضعیف یا ناقص است که منجر به فرضیات و نتیجه‌گیری‌های غلط می‌شود و این تعجب برانگیز است که مردم در چند مرحله، براساس اطلاعات غلط نتیجه می‌گیرند.

بهترین مدیران برای پرسیدن سؤال، وقت می‌گذارند و قبل از تصمیم‌گیری با دقت به پاسخ‌ها گوش می‌دهند و در این میان، اگر یک اطلاعات کلیدی وجود دارد که نشان‌دهنده یک مشکل است، آن‌ها این اطلاعات را برای اطمینان از صحت آن‌ها دوباره بررسی می‌کنند.

جلسات متعدد یا بی هدف

جلسات بیش از حد یا جلسات بی هدف که بدون دستور کار، جهت‌دهی یا تعطیلی پیش می‌روند، باعث اتلاف وقت زیادی می‌شوند چرا که این جلسات، بدون هیچ مصوبه خاصی شروع و متوقف می‌شوند و از طریق آن‌ها هیچ مشکلی حل نشده، هیچ تصمیمی گرفته نمی‌شود و هیچ مسئولیتی نیز تعیین نمی‌شود.

واضح نبودن شغل و وظیفه یک فرد

مردم باید همه آنچه که در شرکت اتفاق می‌افتد و شغل خاصشان را تحت تأثیر قرار می‌دهد، بدانند. بهترین شرکت‌ها در مورد کلیه مواردی که سلامت شرکت را تحت تأثیر قرار می‌دهند، با همه کارمندان خود راحت و صادق هستند.

کارمندان باید بدانند که چه اتفاقی می‌افتد و مشاغل آن‌ها چگونه در منظره اصلی جای می‌گیرد. وقتی کارمندان مشخص نیستند یا آن‌ها از کاری که انجام می‌دهند مطمئن نیستند، زمان زیادی به دلیل گفت وگوها، بحث‌ها و شایعات از دست می‌رود که منجر به بی‌اثر شدن کار‌ها و بهره‌وری ضعیف می‌شود.

ذخیره زمان هنگام کار با دیگران

در توضیح دقیق اینکه چه کاری و با چه استانداردی از عملکرد و تا چه تاریخی باید به طور کامل انجام شود، شفاف باشید و بدانید که با انجام مراحل بالا در وقت خود صرفه جویی می‌کنید و به مدیر کارآمدتری تبدیل می‌شوید.