– در پی دستور علی القاصی به رئیس کل دادگاههای عمومی و انقلاب تهران بهمنظور برگزاری جلسه آموزشی و توجیهی با مدیران دفاتر دادگاهها در راستای جلوگیری از «ارجاع پروندههای ناقص به دادگاه تجدیدنظر»، جلسه شورای معاونین قضایی رئیس کل دادگاههای عمومی و انقلاب با حضور رئیس کل دادگستری استان تهران و بیش از ۴۹۰ نفر از مدیران دفاتر کل و دفاتر شعب دادگاههای تجدید نظر و مدیران دفاتر شعب مجتمعهای قضایی شهر تهران بهصورت ویدئوکنفرانس برگزار شد.
القاصی در این نشست ضمن تبریک مبعث حضرت محمد مصطفی صلی الله علیه و آله و سلم، هدف از برگزاری این جلسه را «ایجاد هماهنگی» و «تبیین برخی از وظایف و مسئولیتهای مدیران دفاتر مجتمعهای قضایی شهر تهران و مجتمع قضایی دادگاههای تجدیدنظر» اعلام کرد و گفت: بهلحاظ شرایط خاص کرونایی مقرر شد تا این نشست بهصورت تصویری و ویدئوکنفرانسی برگزار شود.
رئیس کل دادگستری استان تهران با بیان اینکه بخشی از مسئولیتها و امورات مراجعان و مردم توسط مدیران دفاتر شعب مجتمعهای قضایی و سایر اعضای دفتری شعب قضایی در دادسراها، محاکم بدوی و تجدیدنظر رسیدگی میشود، اظهار کرد: از این رو جلسه در خاتمه وقت اداری برگزار شده است تا در ارائه خدمت به مراجعان خللی ایجاد نشود.
وی تصریح کرد: در این جلسه نکات و هماهنگیهایی که از منظر مقررات اداری و قانونی لازم است در حوزه مسئولیتهای دفتری و همچنین ایجاد هماهنگی میان مدیران دفاتر و کادر دفتری با مراجع قضایی بالاتر همچون دیوان عالی کشور و محاکم تجدیدنظر صورت گیرد، بر اساس ضوابط و برنامه پیشبینی شده ارائه خواهد شد.
احدی از قضات دادگاههای تجدید نظر استان تهران با تشریح موارد مهم از نقایص پروندههای ارسالی به نکات قابل توجه جهت رفع این مشکلات پرداخت تا در آینده با توجه به آنها پروندههای ارسالی به مرجع تجدید نظر نقایص کمتری داشته و از اطاله در روند رسیدگی به پروندهها پیشگیری شود.
گفتنی است در این نشست رییس کل محاکم تهران برخی از قضات و مدیران دفاتر کل به بیان نقطه نظرات خود برای افزایش هماهنگیها در ارجاع پروندهها به مراجع مربوطه پرداختند.
اهمیت مسئولیت مدیران دفاتر شعب قضایی
رئیس کل دادگستری استان تهران با تشریح اهمیت مسئولیت مدیران دفاتر شعب قضایی اظهار کرد: مدیران دفاتر شعب قضایی بهعنوان مسئول هماهنگی و اداره امور شعب و کسانی که بر عملکرد دفاتر شعب نظارت دارند، نقش مهمی را در «فرایند رسیدگیها» و «پاسخگویی به مراجعان، مردم و اصحاب پرونده» بر عهده دارند.
وی «نظمدهی به شعب»، «ایجاد انتظام در امورات اداری شعب» و «ایجاد انضباط در محیط کار» را از جمله وظایف و مسئولیتهای قابل توجه مدیران دفاتر شعب قضایی ذکر کرد و گفت: در هر شعبه و مجموعه واحد قضایی اگر مدیر دفتر شعبه از جدیت و حساسیت لازم برخوردار و نسبت به مجموعه خود و مراجعان پاسخگو باشد، کمترین آسیب و مشکل را در آن شعبه خواهیم داشت و در عین حال در هر جا که مدیر دفتر نسبت به وظایف و مسئولیتهای خود کمتوجه باشد و یا نظارت کافی را نداشته باشد و از حساسیتهای لازم در پاسخگویی برخوردار نباشد، با مشکلات و چالشهای متعددی مواجه خواهیم بود.
مسئولیت مدیران دفاتر در حفظ انضباط شعب و تکریم مراجعان
القاصی خاطرنشان کرد: روسای شعب قضایی و قضات به دلیل رسیدگیهای قضایی، فرصت اداره امور عمومی شعب را کمتر دارند و در طول وقت اداری، عمده تمرکز آنها بر پروندهها و رسیدگیهای قضایی و اداره جلسات دادرسی میباشد؛ لذا در چنین شرایطی این مدیران دفاتر شعب هستند که باید مواظبتها و مراقبتهای لازم را داشته باشند تا هم انضباط شعب دچار خدشه نشود، هم تکریم ارباب رجوع صورت گیرد و هم به مراجعان بهنحو صحیح و شایسته پاسخ داده شود.
رئیس کل دادگستری استان تهران با اشاره به تعدد و تکثر مراجعان به شعب قضایی اعم از شاکی، متهم، خواهان، خوانده، مطلع، شاهد، کارشناس و وکیل تصریح کرد: این هنر مدیران دفاتر است که بهنحو مقتضی و در چارچوب قوانین و مقررات پاسخگوی این اشخاص باشند و ضمن مراقبت در رفتار، بهنحو شایسته، نقش اساسی را در مدیریت شعب ایفا کنند.
لزوم دقت در برخورد با اصحاب پروندههای قضایی
وی مشکلات و موانع موجود در مسیر فعالیت مدیران دفاتر شعب قضایی را مورد اشاره قرار داد و در عین حال بر لزوم اعمال دقت و مراقبت در برخورد با اصحاب پروندههای قضایی تاکید کرد و گفت: ممکن است از جانب برخی از اشخاص ذی نفوذ فشارهایی متوجه مدیران دفاتر باشد؛ لذا باید در خصوص نحوه ارتباط با مراجعان دقت لازم صورت گیرد.
القاصی به مدیران دفاتر توصیه کرد تا از «عادی سازی» و دچار «روزمرگی شدن» در اثر تکرار رفت و آمدهای مراجعان بپرهیزند و همواره مراقبتهای لازم را داشته باشند.
رئیس کل دادگستری استان تهران تاکید کرد: اگر یکی از اصحاب پرونده یا وکلا به بهانه مناسبت و هر عنوان دیگری قصد ارائه هدیه و حتی تعارف لفظی این قبل موضوعات را داشت این موضوع ناصوابی محسوب میشود؛ چرا که ریشه بسیاری از مفاسد و مسائل از موضوعات بسیار ناچیز شروع میشود.
همواره باید نسبت به مراودات و رفت و آمدها مراقبتهای لازم صورت گیرد
القاصی خطاب به مدیران دفاتر شعب قضایی تصریح کرد: برخی از افراد سودجو در پروندههای قضایی برای پیشبرد اهداف خود بهدنبال کشف نقاط ضعف در شما هستند و قصد دارند تا با شناسایی این نقاط ضعف، شما را در فرایند کار تحت سیطره خود قرار دهند؛ لذا همواره باید نسبت به مراودات و رفت و آمدها مراقبتهای لازم صورت گیرد تا در وهله اول آبرو و حیثیت شخص در خطر قرار نگیرد و در وهله دوم اقتدار و عزت دستگاه قضایی زیر سئوال نرود.
زمینه آسیب، لغزش و آلودگی در دستگاه قضایی مهیا و آماده است
رئیس کل دادگستری استان تهران با بیان اینکه جنس کار در دستگاه قضایی «آسیبپذیر» و گاهی زمینه «لغزش» نیز وجود دارد، اظهار کرد: عمده تفاوت کار در عدلیه با سایر حوزهها این است که بدلیل اهمیت مسائل مورد رسیدگی، ممکن است اشخاص متهم و اطرافیان آنها با مراجعه به شعبه قضایی پیشنهاد غیرقانونی خود را مطرح کنند لذا ضرورت دارد تا بیش از پیش در این خصوص مراقبت و مواظبت صورت گیرد.
وی در عین حال کنترل مراودات را محدود به «فضای حقیقی» ندانست و بر ضرورت اعمال دقت در مراودات در بستر «فضای مجازی» تاکید کرد.
ساعات اداری حقالناس است
القاصی در ادامه اهمیت مساله رعایت نظم و انضباط در حوزه فعالیت مدیران دفاتر شعب قضایی را یادآور شد و گفت: ضرورت دارد تا نسبت به قواعد و ضوابط کاری مقید باشید. باید توجه داشت ساعات اداری، برای رسیدگی به امورات مراجعان است و حقالناس محسوب میشود، حتی اگر نیم ساعت از کار خود بزنیم و یا یک ساعت رسیدگی به امورات مراجعان را عقب بیندازیم، از لحاظ شرعی و مقررات اداری و مهمتر از آن در مقابل حقالناس باید پاسخگو باشیم.
رئیس کل دادگستری استان تهران بر نقش مدیران دفاتر شعب قضایی در خصوص ایجاد نظم و حضور در محل خدمت تاکید کرد و گفت: اگر مدیر دفتر در کار خود دچار تاخیر و تعجیل شد، نمیتوان از سایرین انتظاری داشت.
لزوم رعایت حرمت مراجعان
وی در بخش دیگری از سخنان خود لزوم «تکریم ارباب رجوع» و «احترام گذاشتن به مردم و مراجعان» را به مدیران دفاتر شعب یادآور شد و تاکید کرد: هیچ موضوعی اعم از فشار کار، حجم کار و یا موارد دیگر نباید باعث شود که حرمت ارباب رجوع نگهداشته نشود؛ چرا که احترام گذاشتن و تکریم مراجعان اولا سبب اعتلای شخصیت همکاران در نزد مراجعان و ثانیا سبب اعتمادسازی نسبت به دستگاه قضایی میشود.
فشار کار نباید سبب شود تا از مدار صبر و حوصله خارج شویم
القاصی با تاکید بر اینکه عدلیه محل رجوع مردم است و پاسخ به مردم، رسیدگی به پروندهها و منازعات جزء وظیفه اداری دستگاه قضایی محسوب میشود عنوان کرد: ضرورت دارد تا بخشی از وقت، صرف پاسخگویی درست و مناسب به مراجعان شود و فشار کار نباید سبب شود تا از مدار صبر و حوصله خارج شویم؛ بنابراین بداخلاقی، تندی، بدزبانی و کمحوصلگی از جمله مواردی است که به شخصیت فرد آسیب میزند و سبب ایجاد بدبینی نسبت به دستگاه میشود.
رئیس کل دادگستری استان تهران با بیان اینکه روزمرگی در امورات نباید سبب غفلت از وظایف اساسی و تعریف شده شود، اظهار کرد: خوشبختانه اکثریت عزیزان الزامات اداری، اخلاقی و شئونات کاری را رعایت میکنند و بهخوبی به مسئولیتها و وظایف خود آگاهی دارند.
وی «عدم انجام صحیح و قاعدهمند امورات دفاترشعب قضایی» را از جمله علل اطاله در رسیدگی و نارضایتی شهروندان دانست و به ذکر برخی از نمونهها در این زمینه پرداخت و گفت: عدم انجام صحیح و قاعدهمند امور دفاتر شعب قضایی، علاوه بر اینکه مسئولیت شرعی در پی دارد، سبب بروز اطاله در فرایند کار و دادرسی خواهد شد و به احقاق حق و سلامت امور لطمه خواهد زد.
القاصی بر «پرهیز از انتقال کار امروز به فردا» تاکید و اظهار کرد: ضرورت دارد که این حس در بدنه مجموعه قضایی استان تهران شکل بگیرد و سعی شود تا امور مربوط به هر روز به اتمام رسیده و سپس محل خدمت را ترک شود.
عدم وجود نظم در امور مربوط به شعب موثر بر فرایند دادرسی است
رئیس کل دادگستری استان تهران نقش مدیران دفاتر شعب در انتظامبخشی به پروندهها را یادآور شد و در عین حال عدم وجود نظم در امور مربوط به شعب را موثر بر فرایند دادرسی دانست و بیان کرد: طی بازدیدهای بهعمل آمده، مشاهده شد که در برخی از شعب، چیدمان و اجلاد پروندهها نامرتب است و وضعیت اوراق پروندهها نامنظم میباشد؛ لذا ضرورت دارد با اعمال مدیریت دقیق، پروندهها سامان داده شود.
«ارجاع پروندههای ناقص به دادگاه تجدیدنظر» از عوامل بروز اطاله دادرسی است
وی در ادامه سخنان خود «ارجاع پروندههای ناقص به دادگاه تجدیدنظر» را از جمله عوامل بروز اطاله دادرسی دانست و گفت: زمانی که پروندهای از دادگاه بدوی بهصورت ناقص به دادگاه تجدیدنظر ارجاع میشود، آن پرونده چندین ماه در شعبه دادگاه تجدیدنظر میماند و در ادامه بهدلیل نقص، مجددا به دادگاه بدوی ارجاع میشود. این موضوع، یکی از دلایل مهم بروز اطاله دادرسی در فرایند رسیدگیهای قضایی است و باید مورد توجه مدیران دفاتر شعب قضایی قرار گیرد.
القاصی با تاکید بر اینکه مسئولیت ارجاع پروندههای ناقص به دادگاه تجدیدنظر با مدیران دفاتر است، گفت: بهمنظور جلوگیری از ارجاع پروندههای ناقص به دادگاه تجدیدنظر، کاربرگی طراحی و در اختیار شعب بدوی قرار گرفته که متضمن اقداماتی است که باید از سوی دفتر شعبه انجام شود و مدیر دفتر شعبه باید اطمینان حاصل کند که این اقدامات رعایت شده و پس از تکمیل و امضاء کاربرگ مذکور نسبت به ارسال پرونده به دادگاه تجدیدنظر اقدام کند.
اتمام حجت رئیس کل دادگستری استان تهران با مدیران دفاتر شعب
وی با بیان اینکه ارجاع پروندههای ناقص به دادگاه تجدیدنظر سبب تشدید کار و اطاله رسیدگی خواهد شد، گفت: پس از ارائه آموزشهای لازم در این نشست، مدیران دفاتر در تمامی شعب موظفند تا این موارد را رعایت و اعمال کنند و در صورت ارجاع پروندههای ناقص، ابتدائا اخطار داده شود و در صورت عدم توجه، این اهمال، در هیات تخلفات مورد رسیدگی قرار گیرد.
القاصی تصریح کرد: در بازبینی پروندههای دادگاه تجدیدنظر مشخص شد که درصد قابل توجهی از پروندهها از محاکم بدوی با نقص ارجاع شده که عمده مسئولیت آن به مدیران دفاتر شعب بازمیگردد؛ لذا ضرورت دارد تا هماهنگیهای لازم در این خصوص در میان کادر دفتری شعب بدوی و تجدیدنظر صورت گیرد.
رئیس کل دادگستری استان تهران در ادامه بر ضرورت آموزش سایر اعضای دفاتر از سوی مدیران دفاتر شعب قضایی بهمنظور جلوگیری از ارجاع پروندههای ناقص به دادگاه تجدیدنظر تاکید کرد و گفت: بخشی از اطاله دادرسی ناشی از «عدم کنترل» و «عدم نظارت» است؛ لذا ضروری است تا هرکس نسبت به حوزه فعالیتی خود با اعمال حساسیت و دقت رفتار کند.
حجم بالای کار و ترافیک کاری، رافع مسئولیت در رعایت اعمال مقررات نیست
وی در ادامه از فعالیت هیاتهای بازرسی در پی برگزاری این جلسه بهمنظور بررسی رعایت نکات یاد شده خبر داد و گفت: حجم بالای کار و ترافیک کاری، رافع مسئولیت در رعایت اعمال مقررات نیست و باید نسبت به این امر حساس و مراقب بود.
القاصی با تاکید بر ضرورت تلاش کادر دفتری شعب قضایی بهمنظور برداشتن موانعی که سبب بروز اطاله دادرسی میشود و یا موجب نارصایتی شهروندان را فراهم میکند، اظهار کرد: علاوه بر تلاش قضات برای سامانبخشی به اطاله دادرسی، تلاش، اهتمام و مساعدت کادر اداری بهمنظور سامانبخشی به این معضل ضروری و اجتنابناپذیر است و بخش عمدهای از کار بر عهده این عزیزان است.
رئیس کل دادگستری استان تهران در بخش پایانی سخنان خود با بیان اینکه بخشی از آسیبها و گرفتاریها ناشی از عدم رعایت ضوابط و مقررات در قبال پروندههای قضایی مردم و نقص کار در حوزه دفتری است، عنوان کرد: پرهیز از بینظمی و ارائه کار بدون نقص سبب میشود تا رفته رفته این رویه در مجموعه شکل گیرد و امورات به سامان برسد و انتظارات از دستگاه قضایی محقق شود.
در این نشست با حضور احدی از قضات دادگاههای تجدید نظر مصادیق مواردی که در زمان ارجاع پرونده به دادگاه تجدیدنظر باید بررسی شود تا پرونده بهصورت کامل به دادگاه تجدیدنظر ارسال شود تبیین شد.
همچنین؛ موضوعات مطرح شده و کاربرگ مربوط به تکمیل و بررسی پروندههای ارجاعی به مرجع تجدید نظر طی یک بسته آموزشی در اختیار مدیران دفاتر شعب قرار گرفت تا با مرور و تکمیل کاربرگها و رفع نواقص از پروندههای ارسالی روند رسیدگی در مرجع تجدید نظر تسریع یابد.