- جایگزینی «اسناد رسمی» بجای «اسناد عادی»، یکی از سیاست‌های قوه قضاییه در دوره تحول برای خدمت‌رسانی مطلوب‌تر به مردم است.

آیت‌الله رئیسی، رئیس قوه قضاییه روز دوم بهمن ماه ۹۹ در دیدار با قضات و کارکنان دادگستری استان سمنان با اشاره به ضرورت رسمی شدن تمامی اسناد در کشور گفت: ما باید به سمتی پیش برویم که اسناد غیررسمی به اسناد رسمی تبدیل شود و تنها اسناد رسمی به عنوان اسناد معتبر در کشور شناخته شوند چراکه اعتبار دادن به اسناد رسمی، مالکیت را تثبیت و دعاوی را کاهش می‌دهد و جلوی سوءاستفاده افراد را می‌گیرد.

با بهره‌گیری مردم از اسناد رسمی، جلوی کلاهبرداری‌ها و سوءاستفاده‌ها گرفته می‌شود

غلامحسین اسماعیلی، سخنگوی دستگاه قضا نیز ۲۷ دی ماه در برنامه نگاه یک تلویزیون با تاکید بر اینکه قوه قضاییه به دنبال این است که حتماً اسناد رسمی جایگزین اسناد عادی شود، گفت: از مردم می‌خواهیم در معاملات به جای معامله با اسناد عادی حتما در دفاتر اسناد رسمی معاملات را انجام دهند تا جلوی کلاهبرداری‌ها و سوءاستفاده‌ها گرفته شود و یکی از مواردی که مردم می‌توانند در اجرایی شدن تحول قضایی کمک کنند، همین اسناد رسمی است.

رونق و ترویج اسناد رسمی ؛ یکی از محورهای طرح تحول قوه قضاییه

به طور کلی، یکی از محورهای طرح تحول قوه قضاییه، رونق و ترویج اسناد رسمی است. در سند ارتقاء یافته تحول قضایی نیز که اخیراً از سوی ریاست دستگاه قضا ابلاغ شده است، یکی از راهبردهای ۳۰ گانه نشانه‌گذاری شده، ترغیب اشخاص به تبدیل معاملات عادی به اسناد رسمی است.

راهکارهای سند تحول برای ترغیب اشخاص به تبدیل معاملات عادی به اسناد رسمی

از جمله تدابیر اندیشیده شده در سند تحول قضایی برای ترغیب اشخاص به تبدیل معاملات عادی به اسناد رسمی عبارت است از:

- تسهیل فرایند ثبت رسمی معاملات املاک با استانداردسازی قراردادها در «سامانه ثبت آنی» و ایجاد دسترسی مشاوران املاک و عموم مردم به این سامانه برای انعقاد قرارداد و همچنین ایجاد زیرساخت انجام بعضی اَعمال حقوقی مهم نظیر پیش‌فروش ساختمان و مشارکت در ساخت در این سامانه با اصلاح قوانین و مقررات مرتبط.

- عدم ارائه خدمات قضایی و ثبتی به دعاوی مرتبط با اَعمال حقوقی ثبت نشده در دفاتر املاک الکترونیک با تعیین موعد مقرر از پیش اعلام شده و تعیین تکلیف حقوق مکتسبه و ثبت نشده قبلی ادعاهای عادی با تعیین دوره زمانی مشخص.

- جبران خسارت متضرران ناشی از خطا در عملیات ثبتی املاک با فراهمسازی زمینه تشکیل صندوق جبران خسارات توسط دفاتر اسناد رسمی با اصلاح قوانین و مقررات مرتبط.

مزایای اسناد رسمی

اما علت تاکید بر جایگزینی «اسناد رسمی» بجای «اسناد عادی» که در زمره محورهای تحولی در دستگاه قضایی است، مزایایی است که اسناد رسمی دارند که از جمله آنها می‌توان به کاهش اختلافات و دعاوی در نتیجه بهره‌گیری از اسناد رسمی، اشاره کرد.

طبق گفته ذبیح‌الله خداییان، رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، سندهای رسمی کمترین میزان دعاوی را دارند در حالی که سندهای عادی بیشترین دعاوی را دارند. جرایمی مانند کلاهبرداری، فرار مالیاتی و فروش مال غیر، از جمله جرایمی هستند که در اسناد عادی صورت می‌گیرد.

از سویی دیگر، سران دفاتر اسناد رسمی در مقابل اسنادی که در دفاترشان به ثبت می‌رسد، دارای مسئولیت‌های کیفری،مدنی و اداری هستند؛ همین امر سبب می‌شود تا در تنظیم و ثبت اسناد مورد اشاره، بیشترین میزان دقت را بکار ببرند که نتیجه این امر اتقان اسناد رسمی می‌شود.

بخش عمده‌ای از دعاوی حقوقی به اسناد عادی مرتبط است

حجت‌الاسلام و المسلمین مظفری، معاون قضایی قوه قضاییه نیز در همین رابطه تاکید دارد که بخش عمده‌ای از دعاوی حقوقی به اسناد عادی مرتبط است؛ در واقع منشأ این دعاوی حقوقی، اسناد عادی است؛ بر همین اساس، در سند تحول تاکید شده که دادگاه‌ها و محاکم، اعتبار قانونی را صرفاً برای اسناد رسمی قائل باشند نه اسناد عادی.

کاهش هزینه‌ها با بهره‌گیری از اسناد رسمی

اما یکی دیگر از مزایای اسناد رسمی، کاهش هزینه‌هاست؛ اگر چه در حال حاضر نیز هزینه انجام اعمال مرتبط با اسناد رسمی کم می‌باشد، اما برنامه دستگاه قضایی و سازمان ثبت اسناد، همچنان در راستای کمتر کردن هزینه‌های اعمال مرتبط با اسناد رسمی است؛ امری که با الکترونیکی کردن و هوشمندسازی هر چه بیشتر فرآیندهای ثبت، تحقق بیشتری می‌یابد و رغبت مردم را برای بهره‌گیری از اسناد رسمی بجای اسناد عادی، دوچندان می‌کند.

در دسترس بودن دفاتر اسناد رسمی و افزایش تعداد این دفاتر از دیگر موضوعاتی است که در ترغیب مردم به استفاده از اسناد رسمی تاثیرگذار است و مورد توجه دستگاه قضایی و سازمان ثبت اسناد نیز می‌باشد.