راهکارهایی طلایی برای بهترین استفاده از زمان
حتما خیلی این جمله را شنیده اید که زمان بندی مهم ترین عامل در مدیریت زمان و ایجاد نظم در زندگی و کسب و کار است ولی تا به حال در مورد زمان بندی و چگونگی انجام آن توضیح روشنی ارائه نشده است.
کد خبر: ۳۹۴۳۳۳
تاریخ: ۱۷ بهمن ۱۳۹۶ - ۱۰:۰۱
خبرگزاری میزان - 
به گزارش گروه فضای مجازی ، همه فکر میکنند زمان بندی، یعنی ساعت شش بیدار شوید، ساعت هفت صبحانه بخورید، ساعت هشت ایمیلها را چک کنید یا جلسه بروید و ...، ولی در واقع زمان بندی یعنی داشتن شناخت درستی از خود و امکانات و زمان موجود و هنر استفاده صحیح از آن. حالا که همه به اهمیت این موضوع اشاره میکنند، شما چگونه زمان بندی را تعریف میکنید؟ چگونه آن را در جهت افزایش کارآیی و بهره وری بیشتر به کار میبندید؟ راههای زمان بندی که در دورههای مدیریت زمان گفته میشوند و بر اساس زمان ساعت هستند، مفید نیستند و هیچ کارآیی برای شما ندارند.
در واقع زمان ساعت هیچ ربطی به زمان بندی ندارد، چون شما در زمان ساعت زندگی نمیکنید و حتی به آن دسترسی ندارید و نمیتوانید کم یا زیادش کنید. زمان ساعت به شما و همه انسانهای روی زمین بیست و چهار ساعت در روز میدهد و هیچ کس نمیتواند آن را بیست و پنج یا بیست و سه کند. ولی یک خبر خوب برای شما دارم؛ شما میتوانید زمان بندی را بر اساس زمان واقعی و زمانی که شما ایجاد میکنید، انجام دهید. بر این اساس است که میگویم زمان بندی بر اساس امکانات موجود و قابلیتهای فیزیکی و اقدامات ما انجام میشود.
چند نکته مهم برای زمان بندی درست و کارا
۱. بر اساس شرایط فیزیکی بدن تان زمانبندی کنید
هر شخص شرایط منحصر به فردی از نظر ساختار بدن و شرایط فیزیکی خود دارد؛ مثل این که:
چه زمانی در طول روز، بیشترین کارآیی را دارید (سحرخیز هستید یا شب زنده دار)؟
به چه میزان خواب در طول روز نیاز دارید (پنج ساعت یا نه ساعت)؟
در چه شرایط محیطی بهتر کار میکنید (بسته یا باز)؟
در چه حالتی بهتر کار انجام میدهید (ایستاده یا نشسته)
اگر میخواهید بهره وری خود را افزایش دهید و در شرایط ایده آل خود قرار بگیرید، پس زمان بندی را بر اساس شرایط خودتان انجام دهید. برخی افراد را میشناسم که ساعتهای اولیه صبح را برای انجام کارهای مهم انتخاب میکنند و برخی دیگر نیز نصف شب و وقتی اکثر مردم در خواب ناز به سر میبرند، توانایی و قدرت بیشتری دارند و بیشترین کارآیی را تجربه میکنند. جالب است بدانید هیچ کدام از این زمانها اشتباه نیستند؛ چون این افراد زمان مناسب را بر اساس شرایط بدن خود پیدا کرده اند و حتما از آن به درستی استفاده میکنند. مسلما بسیاری از شما با محدودیتهایی از لحاظ ساعات کاری و خانوادگی مواجه هستید، ولی در حد امکان سعی کنید زمان و مکان انجام کارها را خودتان انتخاب کنید تا بتوانید زمان بندی را به درستی انجام دهید.
۲. کاری کنید تا زمان برای شما کار کند
حتما همه شما کارهایی دارید که باید در طول روز انجام دهید و مطمئنم در خیلی از کارها، شما احساس کرده اید که در این زمان باید این کار را انجام دهم، چون مجبورم و البته این زمان هم برای آن کار مناسب نیست؛ به این دلیل که در شرایط مناسبی قرار ندارید. یک مثال بسیار ساده بزنم: مثلا برای آماده سازی شام، برخی بانوان، تمام روز را منتظر میمانند تا ساعت پنج یا شش عصر فرا برسد و بعد، شروع به آماده سازی شام میکنند؛ چون به این کار عادت کرده اند.
ولی در حقیقت برای اکثر آنها این ساعات روز معمولا به کارهای دیگری از جمله کلاسهای فوق برنامه فرزندان یا استراحت هنگام بازگشت از کار اختصاص دارد. به جای انتظار تا فرا رسیدن زمان انجام عادتهای گذشته، از قبل و در زمانهایی که کارآیی مناسبی دارید، به کار آماده سازی بپردازید. این یک مثال ساده بود و شما میتوانید بر اساس کارهای روزمرهای که دارید، آن را برای خودتان پیاده سازی و اختصاصی سازی کنید. به خصوص در مورد کارهایی که برای شما استرس زا هستند. با این سوال شروع کنید: آیا میتوانم قسمتی از فلان کار را در زمانی که برای من مناسب است، انجام دهم؟
۳. از زمان دیگران هم به خوبی استفاده کنید
در بسیاری از کارهایی که در برنامههای روزانه شما نوشته شده، دیگران هم دخیل هستند و این قسمت سخت ماجراست؛ چون شما نمیتوانید زمان و چگونگی انجام کار آنها را کنترل کنید. ولی همیشه از خودتان سوال کنید: بهترین زمان برای درخواست از این شخص چه زمانی است؟ با توجه به این نکته، پس شما باید شناخت کافی از دیگران نیز داشته باشید و اینجاست که به جمله زیبای «سان تزو» در کتاب هنر جنگ میرسیم: «اگر خود را بشناسید و طرف مقابل را بشناسید، میتوانید از نتیجه صدها نبرد هراس نداشته باشید.» نکته کلیدی در این مطلب این است که با احترام گذاشتن به زمان دیگران، بهره وری و کارآیی خود را افزایش خواهید داد.
۴. برخورد مناسب با کارهایی که در مسیر شما وقفه ایجاد میکنند
شما به عنوان یک کارآفرین یا مدیر، حتما گاهی ناخواسته مجبور به کارهایی میشوید که در برنامه شما نبوده اند و باعث ایجاد وقفهای در کارهای تان میشوند. چون نمیتوانید آنها را نادیده بگیرید، پس باید بدانید برخی از این وقفهها عبارتند از: جلسات ناگهانی، اقدامات اضطراری و اورژانسی و ... این را یادتان باشد که زمان بندی درست، یعنی انجام اقداماتی برای ایجاد تعادل بین زمان و کارهای موجود؛ همان طور که در کار بازاریابی و فروش، یعنی ایجاد تعادل و توافق لازم بین نیاز بازار و زمان عرضه محصول یا خدمات، تا بتوانید به هدف مورد نظر دست پیدا کنید. این تکمیل کننده حلقه زمان بندی درست است که در این یادداشت به آن پرداخته ایم.
منبع: برترینها
به گزارش گروه فضای مجازی ، همه فکر میکنند زمان بندی، یعنی ساعت شش بیدار شوید، ساعت هفت صبحانه بخورید، ساعت هشت ایمیلها را چک کنید یا جلسه بروید و ...، ولی در واقع زمان بندی یعنی داشتن شناخت درستی از خود و امکانات و زمان موجود و هنر استفاده صحیح از آن. حالا که همه به اهمیت این موضوع اشاره میکنند، شما چگونه زمان بندی را تعریف میکنید؟ چگونه آن را در جهت افزایش کارآیی و بهره وری بیشتر به کار میبندید؟ راههای زمان بندی که در دورههای مدیریت زمان گفته میشوند و بر اساس زمان ساعت هستند، مفید نیستند و هیچ کارآیی برای شما ندارند. در واقع زمان ساعت هیچ ربطی به زمان بندی ندارد، چون شما در زمان ساعت زندگی نمیکنید و حتی به آن دسترسی ندارید و نمیتوانید کم یا زیادش کنید. زمان ساعت به شما و همه انسانهای روی زمین بیست و چهار ساعت در روز میدهد و هیچ کس نمیتواند آن را بیست و پنج یا بیست و سه کند. ولی یک خبر خوب برای شما دارم؛ شما میتوانید زمان بندی را بر اساس زمان واقعی و زمانی که شما ایجاد میکنید، انجام دهید. بر این اساس است که میگویم زمان بندی بر اساس امکانات موجود و قابلیتهای فیزیکی و اقدامات ما انجام میشود.
چند نکته مهم برای زمان بندی درست و کارا
۱. بر اساس شرایط فیزیکی بدن تان زمانبندی کنید
هر شخص شرایط منحصر به فردی از نظر ساختار بدن و شرایط فیزیکی خود دارد؛ مثل این که:
چه زمانی در طول روز، بیشترین کارآیی را دارید (سحرخیز هستید یا شب زنده دار)؟
به چه میزان خواب در طول روز نیاز دارید (پنج ساعت یا نه ساعت)؟
در چه شرایط محیطی بهتر کار میکنید (بسته یا باز)؟
در چه حالتی بهتر کار انجام میدهید (ایستاده یا نشسته)
اگر میخواهید بهره وری خود را افزایش دهید و در شرایط ایده آل خود قرار بگیرید، پس زمان بندی را بر اساس شرایط خودتان انجام دهید. برخی افراد را میشناسم که ساعتهای اولیه صبح را برای انجام کارهای مهم انتخاب میکنند و برخی دیگر نیز نصف شب و وقتی اکثر مردم در خواب ناز به سر میبرند، توانایی و قدرت بیشتری دارند و بیشترین کارآیی را تجربه میکنند. جالب است بدانید هیچ کدام از این زمانها اشتباه نیستند؛ چون این افراد زمان مناسب را بر اساس شرایط بدن خود پیدا کرده اند و حتما از آن به درستی استفاده میکنند. مسلما بسیاری از شما با محدودیتهایی از لحاظ ساعات کاری و خانوادگی مواجه هستید، ولی در حد امکان سعی کنید زمان و مکان انجام کارها را خودتان انتخاب کنید تا بتوانید زمان بندی را به درستی انجام دهید.
۲. کاری کنید تا زمان برای شما کار کند
حتما همه شما کارهایی دارید که باید در طول روز انجام دهید و مطمئنم در خیلی از کارها، شما احساس کرده اید که در این زمان باید این کار را انجام دهم، چون مجبورم و البته این زمان هم برای آن کار مناسب نیست؛ به این دلیل که در شرایط مناسبی قرار ندارید. یک مثال بسیار ساده بزنم: مثلا برای آماده سازی شام، برخی بانوان، تمام روز را منتظر میمانند تا ساعت پنج یا شش عصر فرا برسد و بعد، شروع به آماده سازی شام میکنند؛ چون به این کار عادت کرده اند.
ولی در حقیقت برای اکثر آنها این ساعات روز معمولا به کارهای دیگری از جمله کلاسهای فوق برنامه فرزندان یا استراحت هنگام بازگشت از کار اختصاص دارد. به جای انتظار تا فرا رسیدن زمان انجام عادتهای گذشته، از قبل و در زمانهایی که کارآیی مناسبی دارید، به کار آماده سازی بپردازید. این یک مثال ساده بود و شما میتوانید بر اساس کارهای روزمرهای که دارید، آن را برای خودتان پیاده سازی و اختصاصی سازی کنید. به خصوص در مورد کارهایی که برای شما استرس زا هستند. با این سوال شروع کنید: آیا میتوانم قسمتی از فلان کار را در زمانی که برای من مناسب است، انجام دهم؟
۳. از زمان دیگران هم به خوبی استفاده کنید
در بسیاری از کارهایی که در برنامههای روزانه شما نوشته شده، دیگران هم دخیل هستند و این قسمت سخت ماجراست؛ چون شما نمیتوانید زمان و چگونگی انجام کار آنها را کنترل کنید. ولی همیشه از خودتان سوال کنید: بهترین زمان برای درخواست از این شخص چه زمانی است؟ با توجه به این نکته، پس شما باید شناخت کافی از دیگران نیز داشته باشید و اینجاست که به جمله زیبای «سان تزو» در کتاب هنر جنگ میرسیم: «اگر خود را بشناسید و طرف مقابل را بشناسید، میتوانید از نتیجه صدها نبرد هراس نداشته باشید.» نکته کلیدی در این مطلب این است که با احترام گذاشتن به زمان دیگران، بهره وری و کارآیی خود را افزایش خواهید داد.
۴. برخورد مناسب با کارهایی که در مسیر شما وقفه ایجاد میکنند
شما به عنوان یک کارآفرین یا مدیر، حتما گاهی ناخواسته مجبور به کارهایی میشوید که در برنامه شما نبوده اند و باعث ایجاد وقفهای در کارهای تان میشوند. چون نمیتوانید آنها را نادیده بگیرید، پس باید بدانید برخی از این وقفهها عبارتند از: جلسات ناگهانی، اقدامات اضطراری و اورژانسی و ... این را یادتان باشد که زمان بندی درست، یعنی انجام اقداماتی برای ایجاد تعادل بین زمان و کارهای موجود؛ همان طور که در کار بازاریابی و فروش، یعنی ایجاد تعادل و توافق لازم بین نیاز بازار و زمان عرضه محصول یا خدمات، تا بتوانید به هدف مورد نظر دست پیدا کنید. این تکمیل کننده حلقه زمان بندی درست است که در این یادداشت به آن پرداخته ایم.
منبع: برترینها
: انتشار مطالب و اخبار تحلیلی سایر رسانه های داخلی و خارجی لزوماً به معنای تایید محتوای آن نیست و صرفاً جهت اطلاع کاربران از فضای رسانه ای منتشر می شود.